UN PROYECTO (DEL LATÍN PROIECTUS)
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se
encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.
CARACTERÍSTICAS
DE UN PROYECTO
De acuerdo con antecedente del Project Management
Institute (PMI), las características de un proyecto son:
• La capacidad de prestar un servicio como, por
ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la
distribución.
• Un resultado como, por ejemplo, salidas o
documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen
conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o
si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
La Singularidad es una característica no tan
importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han
construido dos edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único:
diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente
contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición
fundamental, única de manejo y propósitos de un proyecto.
La Elaboración Gradual no es una buena
característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y
único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir avanzando
mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma
general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida
que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de
los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe
confundirse con la corrupción del alcance.
1 - IDENTIFICACIÓN
Es decir, identificación de factores o variables
críticas o claves en función de problemas, necesidades, demandas e iniciativas
presentes. Corresponde a la fase de diagnóstico, que como hemos
señalado, debería realizarse tomando en consideración el máximo de variables
que intervienen en función del contexto global.
Podríamos
definir el diagnóstico como una investigación, cuyo objetivo central es
descubrir las características fundamentales de la realidad. No debería transformarse
en un ejercicio extremadamente largo, minucioso y menos teórico, es decir, se
trata de realizar un diagnóstico operativo y práctico. Al final, la idea es contar
con un instrumento que realmente sirva a nuestro propósito de planificar. La
metodología a emplear se relacionará con el tipo de diagnóstico a realizar.
El diagnóstico
servirá para la determinación de objetivos en función de los factores críticos
que se descubran, nos puede entregar además elementos de juicio de orden
cualitativo y cuantitativo que nos servirán para la fundamentación o justificación
del proyecto. El diagnóstico, constituye una herramienta fundamental para la
toma de decisiones.
2 - ELABORACIÓN DE PROYECTO
El proyecto se
definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que
detectamos en nuestro diagnóstico. Supone la expresión de una hipótesis de
solución entre otras posibles que, sin embargo, es la que valoramos como la más
adecuada o eficaz.
Tomada la decisión
respecto de la situación (o situaciones) sobre la que es preciso actuar,
iniciamos la fase de elaboración del proyecto.
En general, la estructura
del formato de proyecto obedece a la necesidad de organizar y orientar lógicamente
las acciones, permitiendo al evaluador contar con la información lo más
completa y precisa posible.
En general nos
referimos a proyectos cuando nuestra iniciativa no cuenta con el financiamiento
que se requiere, por lo tanto, además de los antecedentes u orientaciones que
nos arroja el diagnóstico, debemos tomar en consideración el carácter y los objetivos
de las diversas fuentes de financiamiento a las que eventualmente podemos tener
acceso.
Existe una amplia
gama de formatos que han sido desarrollados por diversas instituciones para la
presentación de proyectos.
Lo más recomendable es
la utilización de un formato estándar que recoge aspectos de unos u otros.
2.1 - El nombre o
título del proyecto:
El nombre del
proyecto debe reunir las siguientes características:
- Debe ser conciso y
expresar de la manera más precisa posible qué es lo que deseamos o es preciso
hacer
- Debe ser válido
durante todo el ciclo de vida del proyecto
2.2 - La definición de
objetivos
En
general, según las metodologías que más se utilizan se identifican 2 tipos de
objetivos:
1 - El objetivo general
2 - Los objetivos
específicos
Se define solamente un
objetivo general en directa relación con el nombre del proyecto y en función de
los resultados arrojados por el diagnóstico. Se trata de un objetivo global,
una meta a la deseamos llegar con la realización del proyecto.
Los objetivos
específicos se refieren a acciones más precisas, necesarias de cumplir o
desarrollar para lograr el objetivo general propuesto. Se redactarán en función
de un ordenamiento lógico de las acciones.
2.3 - Fundamentación o justificación
En la fundamentación
o justificación del proyecto explicaremos por qué es necesario realizar
precisamente ese proyecto y no otro, por qué tal alternativa (según nuestra
evaluación) resulta la más óptima respecto de las situaciones que necesitamos
enfrentar. Un elemento que incide significativamente en la fundamentación de un
proyecto es la identificación de su carácter estratégico respecto de una visión
global del desarrollo local.
Para la redacción de la fundamentación del
proyecto resultará de gran ayuda nuestro diagnóstico inicial.
Elementos que concurren en la fundamentación:
1 - Datos estadísticos, diagnósticos
anteriores, documentos, etc. Una síntesis de toda la información recopilada
2 - Resultados del diagnóstico realizado por
nosotros
3 - Carencias o necesidades detectadas
4 - Fortalezas y oportunidades propias
5 - Visión estratégica: Es decir, a partir de
la realización del proyecto se obtiene capacidad material, técnica y humana
instalada que permite la continuidad de los procesos.
6 – Participación
2.4 - Descripción del proyecto
La descripción del
proyecto sigue el ordenamiento lógico que orientan los objetivos específicos
que hemos definido. Se trata de una descripción, lo más detallada y sucinta
posible de las acciones ordenadas en el tiempo.
Es recomendable
dividir el proyecto en etapas de trabajo en donde incluiremos una etapa inicial
previa para la generación de las condiciones necesarias. La descripción es una
exposición de los pasos que seguiremos en la fase de ejecución o implementación
del proyecto, podríamos distinguir 3 etapas en la fase de ejecución del
proyecto:
2.5 - La matriz de actividades, carta Gantt o cronograma
La carta Gantt es uno de los recursos
metodológicos más utilizados para la programación de las actividades. Se trata
de una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su
realización ordenada en el tiempo. Permite una representación visual de las
actividades a desarrollar.
2.6 - El presupuesto
El presupuesto es la expresión monetaria de
todos los gastos necesarios para la ejecución del proyecto. En general, se
identifican 3 tipos de costos:
1 - Inversión:
Expresa los costos destinados a la
adquisición de bienes durables y que necesariamente se requieren para ejecutar
el proyecto tales como equipamiento o infraestructura que queda instalada. Se
realizan solamente una vez por cada ítem durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
En este ítem se incluyen insumos y gastos
menores que se deben realizar durante el transcurso del proyecto: Materiales de
oficina, materiales de trabajo para los alumnos, arriendo de equipos,
transporte de personas o materiales, viáticos, colaciones, en resumen todos
aquellos gastos fungibles y que no son perdurables en el tiempo.
Personal:
Es decir costos en honorarios a las personas
que dedicarán tiempo en la ejecución del proyecto
Los aportes propios o
aportes de terceros, son todos aquellos recursos de tipo económico, materiales
o humanos que no van con cargo a lo solicitado en el presupuesto del proyecto,
sino que son aportados por la propia institución o bien por personas o agentes
externos. Cuando se trata de aportes que realizarán agentes externos se les
puede entender como auspicios o patrocinios.
Los aportes propios constituyen una fortaleza
en la presentación de proyectos ya que indican un grado de compromiso y
confianza en sus resultados.
Deberán ser debidamente respaldados con
cartas de compromiso u otros documentos que los certifiquen.
3 - FASE
DE IMPLEMENTACIÓN O EJECUCIÓN
La fase de ejecución
del proyecto se refiere a la puesta en marcha de las acciones estipuladas o
previstas en nuestra planificación. Supone que se han logrado los recursos
necesarios luego de que el proyecto ha sido presentado exitosamente ante una o
varias fuentes de financiamiento. Esta fase puede ser entendida también como de
administración de proyectos, y si bien es posible que el proyecto haya sido
presentado de manera individual, es decir, como persona natural, en esta parte
nos referiremos al caso en que el proyecto es presentado y llevado a la
práctica por una institución o persona jurídica.
La
fase de ejecución de proyectos al interior de instituciones u organizaciones,
nos remite directamente al concepto de administración de recursos y procesos.
Si bien la responsabilidad final en la ejecución exitosa del proyecto recae en
el directivo máximo de la institución, supondremos que se ha definido un
"Equipo de Proyecto" a cargo de la ejecución o puesta en marcha directa
de las actividades.
Distinguiremos 4 tipos de recursos:
1 - Humanos
2 - Financieros
3 - Materiales
4 – Tecnológicos
Al
interior de estos recursos y entre sí, existen procesos de diversa naturaleza y
complejidad que el equipo a cargo del proyecto deberá saber reconocer y
administrar adecuadamente en función del éxito. Si bien se podría sostener que
la responsabilidad directa por los resultados en la administración del proyecto
recae en el coordinador, en verdad es preciso establecer que tal responsabilidad
debería ser compartida con los demás miembros del equipo en tanto que se
entiende que al interior del mismo se han definido roles y responsabilidades
específicas.
La tarea
principal del coordinador es la ejecución exitosa del proyecto y la materialización
de los resultados esperados, esto se logrará siempre administrando personas,
recursos y procesos, en donde en primer lugar, el pleno desarrollo de las
capacidades de las personas resultará un factor estratégico clave a considerar.
Sin embargo, será inútil decir que la responsabilidad del éxito o no del
proyecto recae tan solo en el equipo a cargo, pues éste no opera como una isla.
La visión estratégica a la que nos hemos referido en la fase de elaboración del
proyecto, se expresa también acá en la medida que su puesta en práctica supone
la movilización de eventualmente otros sistemas de actores y recursos que existen.
Desde este punto de vista, la mirada interaccional sistémica, supone la puesta
en marcha de una sinergia en torno a las actividades estipuladas en el proyecto.
Toda persona que
tenga bajo su responsabilidad recursos económicos, materiales y financieros
además de un grupo humano para alcanzar objetivos, es un administrador
independientemente de su nivel de autoridad, su área de responsabilidad o del
nombre del cargo (coordinador, supervisor, responsable, etc.)
Un aspecto fundamental a tener en
consideración en la administración de personal es que deberán existir
determinadas condiciones para el éxito y el logro de los objetivos:
Tanto desde el punto
de vista de la motivación como de las capacidades, el proyecto puede ser
comprendido como una oportunidad para la movilización de recursos en torno a
objetivos de interés común. Cuando decimos motivación y capacidades deberá
entenderse que nos estamos refiriendo a que estas condiciones debieran existir
fundamental, aunque no solamente, en el equipo a cargo del proyecto.
Desde
el punto de vista de la gestión organizacional, una ejecución eficiente de
proyectos considera el valor de la transparencia y la participación, en lo posible,
durante todo el proceso. Una gestión deficiente en estos aspectos es responsable
de la generación de rumores y comentarios, impide un funcionamiento óptimo del
equipo y las personas se limitan a labores instrumentales, actividades
puntuales y asistémicas.
Funciones
en la administración de proyectos
Distinguiremos
4 funciones específicas en administración de proyectos:
Los
aspectos específicos de cada una de estas funciones se definirán en función de
los objetivos, lineamientos y actividades que supone la ejecución del proyecto
y no necesariamente recaen sobre el coordinador general, es una tarea de
equipo.
El
equipo de proyecto puede ser comprendido como una unidad especializada a cargo
de una actividad específica (el proyecto) que, sin embargo, según decíamos,
debiera actuar como un componente sinérgico al interior del sistema
institucional y local y, en tanto acción estratégica, dejar capacidades humanas
y materiales instaladas en la perspectiva de cautelar la continuidad de procesos
más allá del proyecto. Como unidad a cargo, el equipo de proyecto debe contar
con una estructura de roles y funciones clara y explícita. La repetición de funciones
Los aspectos específicos de cada una de estas funciones
se definirán en función de los objetivos, lineamientos y actividades que supone
la ejecución del proyecto y no necesariamente recaen sobre el coordinador
general, es una tarea de equipo.
El equipo de proyecto puede ser
comprendido como una unidad especializada a cargo de una actividad específica
(el proyecto) que, sin embargo, según decíamos, debiera actuar como un
componente sinérgico al interior del sistema institucional y local y, en tanto
acción estratégica, dejar capacidades humanas y materiales instaladas en la
perspectiva de cautelar la continuidad de procesos más allá del proyecto. Como
unidad a cargo, el equipo de proyecto debe contar con una estructura de roles y
funciones clara y explícita. La repetición de funciones, los roces
interpersonales, el desbalance en las cargas de trabajo son algunas de las
consecuencias de una mala organización.
El conjunto de las funciones necesarias de cumplir y la
asignación de roles es una decisión del equipo, y si bien se trata de una
estructura organizacional, debe ser entendida como sujeta a cambios dependiendo
de las necesidades de la institución y la evolución de las actividades en
marcha. Una clara definición de roles al interior del equipo permite una mejor
planificación, coordinación, dirección y control de las acciones y procesos.
La
función directiva
La función de dirección tal vez sea una
de las más complejas en los procesos administrativos. En el modelo burocrático
tradicional de administración, la toma de decisiones recae en el nivel
directivo o de jefatura que posee la autoridad necesaria para aplicar los
cambios, tomar las decisiones y comunicarlas a los subalternos en la forma de
órdenes.
La función directiva debiera ser
comprendida entonces como aquella encargada de conducir los procesos, en donde
el concepto de dirección adquiere más la connotación de orientación que la de
mando o imposición vertical de órdenes.
La gestión participativa es un estilo de
dirección y administración considera que la participación de todos los
involucrados en la toma de decisiones y en los procesos de administración o
ejecución de las acciones. Si bien en la definición
de roles existirá un Encargado de
Proyecto, Responsable o Coordinador General, las decisiones tomadas en equipo
valoran la participación como un factor que enriquece la calidad de las
acciones.
En el modelo participativo, la función
directiva será entonces concebida más como de articulación y coordinación de
los recursos, las funciones que desarrollan las personas y los procedimientos
necesarios de cumplir para el éxito del proyecto.
- Supone la consideración de todas las
opiniones o visiones en virtud de lo cual se optará por lo más conveniente.
- Permite que las responsabilidades sean
compartidas y no recaigan sobre una sola persona.
- Supone un clima de colaboración,
comunicación, compromiso y transparencia.
- La conducción de procesos recaerá en
buena medida en el equipo y en una correcta asignación de roles.
- Incentiva y establece cauces en virtud
del despliegue de capacidades personales y/o profesionales.
En el modelo participativo, la función
directiva será entonces concebida más como de articulación y coordinación de
los recursos, las funciones que desarrollan las personas y los procedimientos
necesarios de cumplir para el éxito del proyecto.
4 - EVALUACIÓN DE PROYECTOS
La evaluación de proyectos es la acción
que nos permite medir o estimar el grado en que se están logrando o bien se
lograron o no los objetivos que nos hemos propuesto con la realización del
proyecto. Es un instrumento que nos permite visualizar problemas o dificultades
y corregir a tiempo los procesos en marcha.
En primer lugar debemos distinguir 2 tipos
de evaluación:
1 - De procesos:
- También llamada seguimiento, es una
evaluación que se hace durante el transcurso o desarrollo del proyecto, su
propósito es detectar problemas no detectados originalmente, emergentes u otros
que inciden en el cumplimiento de las actividades, influyen en el logro de
objetivos y orientan respecto de realizar cambios si ello fuera necesario.
Además entrega información para la evaluación final o ex- post.
2 - De resultados:
- Evaluación final o ex-post, es aquella
que se realiza una vez finalizado el proyecto, determina el o los resultados de
las actividades desarrolladas en función de los objetivos propuestos originalmente.
Debe otorgar criterios para definir respecto de la conveniencia o no de su
continuidad, identificando los cambios necesarios de realizar.
Para el caso de una evaluación de
procesos hablaremos de resultados intermedios o parciales, y en la evaluación
final, de resultados finales también llamados "impacto del proyecto".
El concepto de "impacto" se refiere a modificaciones sustantivas,
estables y permanentes que se logran con la ejecución del proyecto, respecto
del o los problemas.
La evaluación tanto de procesos como de
resultados puede ser de orden cualitativo o cuantitativo, lo que dependerá de
la naturaleza de aquello que se evalúa.
Por lo tanto un aspecto inicial que es
necesario esclarecer es:
- ¿Qué es preciso evaluar?
Naturaleza de la evaluación
Habíamos señalado que la definición del
proyecto supone una hipótesis de solución frente a una determinada situación
detectada en la realidad. La evaluación del proyecto nos permitirá saber
entonces qué tan certera o no fue nuestra estimación inicial respecto a las
acciones que concebimos como necesarias de emprender.
La evaluación puede ser entendida como
una medición, en toda medición podemos distinguir:
1 - Lo que se va a medir:
- Es decir procesos o resultados
2 - Con qué se va a medir:
- El instrumento que utilizaremos para
llevar a cabo la medición (encuestas, entrevistas, etc.) que contiene
indicadores de carácter cuantitativo o cualitativo.
3 - Cómo se va a medir:
- La metodología a emplear en la
evaluación, este aspecto se definirá en función del tipo de instrumento a
utilizar.
4 - Los criterios y sus grados:
- Los criterios y sus grados de
obtención o no, determinarán en definitiva la naturaleza de los indicadores.
Los criterios a considerar pueden ser
definidos por:
a - Parámetros o exigencias externas:
- Este tipo de evaluación se realiza
según los parámetros y criterios definidos por las fuentes institucionales que
financian los proyectos, o bien por una institucionalidad de rango superior que
actúa en carácter de supervisión (organismos públicos, Municipalidad, etc.)
b - Criterios propios:
- Cuando es el equipo de proyecto quien
define qué se va a evaluar, y en qué grado se considera la obtención o no de
los objetivos propuestos.
c - Una combinación de ambos
Criterios en la evaluación
Los criterios a definir en la evaluación
del proyecto pueden ser múltiples y diversos y, si no son determinados de
manera externa, en buena medida se definirán en función de la naturaleza del
proyecto, los objetivos y las acciones.
Sin embargo, en términos generales
podríamos mencionar algunos de los criterios más utilizados en la evaluación de
proyectos:
Población o beneficiarios:
Se refiere a la cantidad de personas que
directa e indirectamente logran un grado de participación (o beneficio) en el
proyecto, se la puede caracterizar en términos demográficos, socio-económicos u
otros señalando de qué manera y en qué grado el proyecto significa un
beneficio. Bajo este criterio de evaluación, se recomienda indicar el número de
personas u organizaciones que participan o bien si estas se crearon con el
proyecto, además se puede indicar el grado de participación tanto en la
implementación como en la propia evaluación, así como también en la continuidad
de los procesos. Con este criterio se relacionan los de cobertura y
focalización.
Sustentabilidad:
El criterio de sustentabilidad dice
relación con la calidad estratégica del proyecto en términos de proyección de
sus resultados en el tiempo una vez finalizadas todas las actividades
estipuladas. En general, se espera que el resultado del proyecto constituya un
mejoramiento sustantivo y perdurable en algunas de las condiciones señaladas
que le dieron origen, definieron los objetivos y sus acciones.
En función de la generación de procesos
de continuidad, en general se trata de una institución u organización que asume
esta tarea una vez que el proyecto haya finalizado. Si esto es así, entonces
será necesario documentar debidamente este compromiso.
Eficacia:
Se refiere al grado de cumplimento de
los objetivos planteados, es decir, en base a este criterio se evalúa en qué
medida se lograron los objetivos, determina si con la ejecución de este
proyecto se enfrentó adecuadamente o no la situación original que existía.
Eficiencia o análisis costo-beneficio:
Este criterio relaciona los resultados
con los recursos invertidos y por lo tanto evalúa nuestra capacidad de acción.
En otros términos, se refiere a la optimización de los recursos asignados en
función de factores que determinan nuestra eficiencia en el logro de los
objetivos.
Calidad:
El criterio de calidad alude a
resultados intermedios o finales y se aplica a bienes, productos o servicios
prestados, relaciona el grado en que estos bienes o servicios satisfacen o no
las necesidades y señala sus atributos.
EL ÉXITO SE
ENCUENTRA EN LA CONSTANCIA…!
Integrantes:
Chavez Jose
Collantes Laura
Garcia Florelys
Mejias Naya
Sulbaran Elismar
Valderrama Edwin
Administración de Desastres
7 mo Semestre Sección "A"
UNEFA
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